Au sein d’une entreprise, on est souvent tourné vers son site internet. C’est bien normal, il s’agit de la vitrine de son entreprise, ce qui sera visible par nos clients. Cependant en prenant du recul, il faut voir une entreprise dans son ensemble et se focaliser sur tous les points, c’est-à-dire qu’il est indispensable de faire attention à ce qu’il se passe en interne. Une solution qui permet d’améliorer la communication et la gestion interne à une société, c’est l’intranet.
Un intranet, c’est un réseau destiné aux employés d’une entreprise par lequel ces derniers échangent des conversations, des documents ou des informations propres à l’activité de la société. Jugé aujourd’hui aujourd’hui comme un outil indispensable et améliorant l’efficacité, il n’est pas toujours facile de savoir comment s’y prendre pour implanter une plateforme collaborative au sein de son entreprise.
Dans cet article nous allons vous présenter une solution visant à faciliter l’accès à la mise en place d’un réseau social d’entreprise grâce au “fast intranet”. A travers la présentation d’un logiciel Cloud en SaaS, nous verrons ses critères de choix, ses fonctionnalités et les avantages de faire appelle à des solutions comme celle présentée.
Mettre en place son intranet, comment ?
Comme mentionné ci-dessus nous allons, au cours de cet article, évoquer une solution Cloud de l’intranet qui permet sa mise en place rapide. Cette solution est fournie en Saas mais avant de commencer à vous décrire ce logiciel, il est d’abord important de clarifier ce que signifie SaaS.
“en SaaS” : qu’est ce que cela veut dire ?
C’est une expression que l’on voit de plus en plus souvent apparaître dans le monde de l’entreprise depuis quelque temps déjà. Ayant été reprise de l’anglais : Software as a Service, on pourrait le traduire en Français par Logiciel en tant que Service. Il s’agit plus précisément d’un modèle de distribution de logiciel, et non d’un type en particulier, grâce auquel un fournisseur tiers héberge la gestion et rend disponible le logiciel à ses clients via le Cloud.
Aujourd’hui, ce type de distribution est très développé aux vues de ses avantages non négligeables. Le plus important réside dans la gestion pour une entreprise qui n’a pas besoin de s’occuper de l’IT étant donné que tout est géré par le fournisseur tiers. On pourrait aussi s’attarder sur le fait que cette solution ne requiert pas d’installation ni de maintenance, également effectuées grâce à l’hébergement extérieur.
Quels sont les critères pour choisir sa solution d’intranet ?
À présent que vous comprenez comment fonctionne ce genre de logiciel, nous pouvons aborder la question de l’intranet. Comment choisir la bonne solution ? Quelle est la meilleure façon de mettre en place un intranet dans son entreprise ?
On sait déjà qu’une solution en SaaS est le meilleur moyen de se dédouaner de la gestion des systèmes informatiques. Ensuite, il serait préférable que le logiciel que vous choisissez soit 100% configurable. En effet, une plateforme collaborative doit ressembler à votre entreprise, car votre image ne doit pas seulement être perçue par vos clients mais également par vos employés.
Ainsi vous devriez trouver une solution que vous pouvez adopter à votre utilisation et à ce que reflète votre société plutôt que de vous adapter à un modèle préexistant. Au sein même de ce critère s’en trouve un second, c’est la facilité de configuration. Avec des solutions comme le logiciel Jamespot, vous avez accès à des options de personnalisations qui feront que votre plateforme de communication et de collaboration ne ressemblera à aucune autre aussi bien au niveau de la forme (logo, charte graphique de votre plateforme) que du fond (applications et usages).
De plus, vous serez en mesure de le configurer vous-même, en prenant les décisions en interne, même si vous pouvez compter sur le soutien des équipes techniques concernant le paramétrage.
Quelles fonctionnalités vous permettent de développer vos relations internes ?
Avec la configuration, vous pouvez également bénéficier de nombreuses fonctionnalités aux apparences ergonomiques afin de fluidifier et faciliter la gestion des informations internes. Premièrement, vous avez la mise à disposition d’outils de l’affichage de l’actualité de l’entreprise pour faire passer des informations importantes, qui peut être une façon très efficace de faire circuler une nouvelle ou un message au sein de tous les départements.
La fonctionnalité la plus utile est la mise en commun de documents. Tous les collaborateurs de l’entreprise pourraient avoir accès par exemple à des templates de factures sans avoir besoin de chercher la personne en charge. Vous pouvez également afficher clairement le planning des évènements importants de l’entreprise que ce soit des réunions importantes ou des conférences,cela permet de tenir toute la société au courant des avancées. Pourquoi pas également réaliser des sondages directement auprès des employés afin d’avoir les résultats de manière rapide sur leurs disponibilités.
Un intranet en SaaS fonctionnant par le Cloud, vous avez la possibilité d’y ajouter d’autres outils très simplement et ces outils peuvent être encore plus bénéfiques pour les relations internes. Des outils de communication par exemple, comme un chat d’entreprise vous permettant de fluidifier encore plus le partage d’information. De plus, une messagerie d’entreprise est souvent accompagnée de fonctionnalités supplémentaires comme les listes de diffusions ou les visioconférences qui viennent enrichir ses usages.
Quels sont les avantages d’un logiciel intranet ?
Maintenant que l’on sait qu’un intranet peut être un outil puissant pour la gestion interne d’une entreprise, voyons plus en détails les avantages qu’il peut apporter :
- Facilité de configuration : étant un critère de choix de solution mais également un avantage non négligeable, des possibilités de configuration d’un logiciel développées et intuitives vous permettront de réaliser facilement cette tâche vous même et ainsi mener votre projet comme bon vous semble tout en pouvant vous appuyer sur les équipes de support.
- Centraliser l’information : c’est un des objectifs principaux de la mise en place d’un intranet. En donnant à tous les employés l’accès aux informations, documents, actualités, planning, etc… l’information se voit centralisée. L’avantage de ce partage d’informations c’est également le fait que les collaborateurs peuvent suivre ce qu’il se passe et être avertis en cas de changement ou de nouveautés.
- Identification : grâce à la configuration 100% personnalisée de votre espace interne de collaboration, vous pourrez faire en sorte que ce logiciel ressemble à l’image que vous voulez donner à votre entreprise. Le but est que les collaborateurs puissent, au même titre que les clients et prospects, s’identifier aux valeurs et à l’image que renvoit l’entreprise, cela peut se faire en partie grâce à l’intranet.
- Amélioration de la communication interne : avec la possibilité d’intégration d’outils de collaboration interne, rendue possible grâce au fonctionnement dans le Cloud, vous serez en mesure d’accélérer le transfert d’informations et d’améliorer l’accès à cette information, notamment grâce à des fonctionnalités de discussion interne.
Pour conclure, le meilleur choix en ce qui concerne l’intranet d’une entreprise réside dans une solution en SaaS, comme la plupart des logiciels d’entreprise de nos jours. Il faut être attentif aux solutions et aux paramètres que propose le fournisseur afin de pouvoir créer votre outil de gestion interne le plus adapté à vos besoins. Grâce à de tels outils, il est désormais aussi facile de construire son intranet que son site internet.