La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) vise à améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela permet de réduire les coûts d’exploitation et de diminuer les risques de litiges, tout en offrant un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne ou en externe. De plus, il est possible de le réaliser soi-même ou de faire appel à un prestataire de services. Dans tous les cas, il sera nécessaire de mettre en œuvre la gestion des documents (GED) afin de traiter le volume de documents de l’entreprise de manière efficace, en veillant à ce que la création, l’organisation, le partage et le stockage des informations se fassent de manière optimale.
Archivage électronique
L’archivage électronique fait référence à la pratique de stocker et de gérer des documents et des informations de manière électronique. Cela implique la conversion des documents physiques en formats numériques, tels que des fichiers PDF, des images numérisées, des fichiers audio ou vidéo, et leur stockage dans des systèmes informatiques sécurisés.
Les avantages de l’archivage électronique sont nombreux, notamment la réduction de l’espace de stockage physique nécessaire pour conserver les documents. Contrairement aux archives physiques qui exigent des étagères et des locaux dédiés, l’archivage électronique peut être réalisé sur des serveurs ou des systèmes de stockage en ligne, permettant ainsi de libérer de l’espace physique et de réduire les coûts associés à la gestion des archives. En outre, en adoptant une pratique régulière d’élimination des documents inutiles, on favorise l’organisation et on optimise l’espace, rendant plus facile la localisation des documents réellement importants. De plus, cette démarche contribue à renforcer la sécurité de l’information en évitant la conservation de documents obsolètes ou sans pertinence, qui pourraient représenter un risque de divulgation non autorisée
De plus, la conservation électronique facilite l’accès aux documents. Les fichiers numériques peuvent être indexés, ce qui permet de les rechercher et de les retrouver rapidement grâce à l’utilisation de mots-clés ou de métadonnées. Comparé à la conservation physique, où il est parfois nécessaire de parcourir de nombreux dossiers pour trouver un document spécifique, la conservation électronique offre une recherche et une récupération plus rapides et efficaces.
Enfin, l’archivage électronique offre également des avantages en termes de sécurité et de préservation à long terme des documents. Les systèmes d’archivage électronique sont souvent dotés de mesures de sécurité avancées, telles que le cryptage des données, les sauvegardes régulières et la protection contre les accès non autorisés. De plus, les fichiers numériques peuvent être facilement sauvegardés et dupliqués pour éviter toute perte de données due à des accidents ou à des catastrophes naturelles.
Archivage physique
L’archivage physique fait référence à la pratique traditionnelle de stocker et de gérer des documents sous forme physique, tels que des papiers, des dossiers, des boîtes ou des étagères dans des espaces dédiés. Ce type d’archivage a été largement utilisé avant l’avènement de la technologie numérique et reste encore courant dans de nombreuses organisations.
Bien que l’archivage physique ait ses propres avantages, tels que la familiarité et la facilité d’accès aux documents physiques, il présente également plusieurs inconvénients. Tout d’abord, il nécessite un espace de stockage physique important. Les documents papier prennent de la place et peuvent s’accumuler au fil du temps, nécessitant des locaux ou des entrepôts dédiés pour les stocker.
De plus, l’archivage physique rend plus difficile la recherche et la récupération des documents. Les dossiers doivent être triés et parcourus manuellement pour trouver les informations recherchées, ce qui peut être un processus chronophage et peu efficace, en particulier lorsque les archives sont volumineuses. De plus, il est plus facile de perdre ou d’endommager des documents physiques, ce qui peut entraîner la perte permanente d’informations précieuses.
Un autre inconvénient de l’archivage physique est la vulnérabilité aux risques environnementaux tels que l’incendie, l’inondation ou les catastrophes naturelles. Ces événements peuvent causer des dommages irréparables aux documents stockés physiquement, mettant en péril la préservation à long terme des informations.
Enfin, la conservation physique peut être coûteuse en termes de gestion et de maintenance. Elle implique l’acquisition de matériel tel que des dossiers, des boîtes et des étagères, ainsi que des efforts constants pour organiser et préserver les documents en bon état. De plus, l’accès aux dossiers physiques peut être restreint, nécessitant des déplacements sur place pour y accéder, ce qui peut entraîner des retards et des désagréments.
Pour conclure
Tandis que l’archivage physique a été la norme pendant de nombreuses années, l’archivage électronique offre une alternative plus efficace et pratique. Il permet de réduire les coûts, d’améliorer l’accessibilité aux documents, de renforcer la sécurité des données et de préserver les informations sur le long terme. De nos jours, de nombreuses organisations migrent vers l’archivage électronique pour profiter de ces avantages et pour faire face aux défis posés par la gestion des archives physiques.